Por Fusne.com / Alan Corrêa
Nova norma obriga guarda de XML fiscal por 11 anos e padroniza regra em todo o país.
24/04/2025
Empresas brasileiras terão que guardar arquivos XML de documentos fiscais eletrônicos por 11 anos. A nova regra vale a partir de 1º de maio e unifica o prazo em todo o território nacional.
A obrigação de armazenamento vale para NF-e, CT-e, MDF-e, NFC-e, BP-e, entre outros. A responsabilidade é compartilhada entre quem emite e quem recebe os documentos eletrônicos.
Mesmo com o novo prazo de 11 anos, a prescrição tributária prevista em lei continua sendo de cinco anos. A mudança se aplica apenas à guarda dos documentos fiscais digitais.
Cada estado poderá definir o formato de armazenamento digital exigido, o que pode incluir uso de nuvem, mídias locais ou sistemas vinculados aos portais das Secretarias da Fazenda.
Empresas devem adotar padrões de nomeação dos arquivos, separar por tipo de documento, CNPJ e data de emissão para garantir a integridade e facilitar a recuperação em fiscalizações.
A recomendação é que sejam feitos backups automáticos e periódicos tanto em nuvem quanto localmente. A perda de documentos pode gerar sanções legais e problemas em auditorias.
Softwares específicos de gestão fiscal auxiliam no cumprimento da norma, com recursos como importação automática de XMLs da SEFAZ e controle de validade dos documentos eletrônicos.
A nova norma obriga empresas a revisarem suas políticas de compliance e investirem em infraestrutura digital segura para se adequarem às exigências legais de forma preventiva.