5w2h, um nome um tanto quanto diferente para uma metodologia que busca o aperfeiçoamento da gestão da qualidade. Mas não deixe se enganar, apesar do nome incomum, é uma técnica capaz de alavancar e muito a produção da sua equipe ou empresa como todo. Uma metodologia focada na eficiência de processos, que busca detalhar bem cada novo processo ou projeto a ser integrado à equipe ou empresa.
O nome 5w2h tem um significado, pois é uma sigla que traz consigo sete perguntas. Os 5 W’s são: What (O quê), Why (Por quê), When (Quando), Where (Onde), Who (Quem). Já os 2 H’s são: How (Como), How much (Quanto custará). Dessa forma, a metodologia 5w2h nada mais é do que um plano baseado nas respostas que você irá obter fazendo essas perguntas de acordo com o seu modelo de negócios ou projeto.
A origem destas perguntas vem do estudo da ética e, mais tarde, da retórica. Elas foram chamadas por Aristóteles das sete circunstâncias. Em latim as perguntas eram: quis, quid, quando, ubi, cur, quem da modum e quibus adminiculis. Esta perguntas podem ser livremente traduzidas para: quem, o que, quando, onde, por que , como e por que meios.
Sendo assim, vamos ver abaixo o que significa cada etapa e como aplicar corretamente para que a gestão de seu negócio ou projeto seja mais eficiente.
Nessa etapa o ideal é ser breve e direto, seja para descrever o problema ou objetivo ou para descrever o cenário em que seu projeto ou negócio se encontra e qual cenário você deseja atingir ao final do método aplicado. Lembrando que para facilitar o entendimento de todos a objetividade é o ponto chave desta etapa.
Além de ser uma etapa para auto análise, esta também deve ser uma etapa desenvolvida com base em indicadores de eficiência e projeções futuras a serem atingidas. Fazendo isso você estará instigando sua equipe a propor sugestões para resolver o atual problema ou estratégias para que o objetivo final seja atingido.
Esta etapa serve para indicar qual setor a metodologia será aplicada, porém, podendo se estender também para a empresa como um todo ou para alguma filial em específico se for o caso.
É importante também deixar planejado quando cada etapa será cumprida, não levando em consideração apenas o prazo final. Seja o mais preciso possível, determinando o tempo médio necessário em cada tarefa.
Agora é hora de determinar quem fará parte do plano, quem ficará responsável por acompanhar as tarefas, quem realizará as tarefas, quem irá coordenar e quem irá propor possíveis mudanças se necessário.
Aqui você deverá desenvolver seu escopo do projeto, detalhar as atividades que serão realizadas e como serão realizadas. Lembre-se de estabelecer também critérios de avaliação e qualidade.
Outra coisa essencial é detalhar como os participantes deverão agir para entregar os resultados e como será feita a avaliação.
A última fase do plano é bem auto explicativa, aqui você irá calcular os custos para colocar todo o plano em ação. Isso ajudará a empresa ou setor a entender se é viável fazer a aplicação do plano ou não.
Se você ainda está pensando se vale a pena ou não colocar a metodologia em ação, lembre-se que existem diversos benefícios em adotar esta metodologia como: possuir uma comunicação mais clara, ter entrega dentro de prazos determinados, ter recursos melhor gerenciados e um crescimento saudável.
Para que você tenha sucesso na aplicação do 5w2h, seguem algumas dicas:
Dessa forma, sua empresa ou setores com certeza colherão muitos benefícios dessa metodologia capaz de revolucionar seus processos ou negócio como um todo!
*Com informações de Wikipédia